Si bien la transformación digital de las organizaciones es un proceso que ya lleva bastante años, se ha acelerado de manera inusitada tras la crisis sanitaria global que confinó al mundo entero y obligó a reacomodar los procesos de trabajo.
¿Quién hubiera pensado, hace solo tres años, que la jornada de 8 o 9 horas en la oficina, cinco días a la semana, iba a pasar a ser una rara avis? Hoy, las organizaciones -tanto públicas como privadas- han virado en gran parte hacia esquemas de trabajo que contemplan un híbrido entre presencialidad y virtualidad. Así, no solo logran reducir costos de estructura, servicios y mantenimiento de oficinas de gran tamaño, sino que tienen la posibilidad de ofrecer experiencias más personalizadas a sus talentos, que pueden adaptar sus horarios y establecer un mejor equilibrio entre familia/vida personal y trabajo.
Una de las particularidades de estos nuevos modelos, apalancados en las nuevas soluciones tecnológicas disponibles, es que el mercado de trabajo se abre a escala mundo; una alternativa que viene a derribar las barreras físicas y abrir múltiples oportunidades a personas y organizaciones.
Por supuesto, el trabajo híbrido y remoto ha significado, también, un reto importante para las organizaciones. Archivos y documentos que van y vienen en mails, pendrives, o que se comparten desde cuentas personales, suelen ser moneda corriente. Son, también, una forma nada eficiente y poco segura de gestionar información valiosa. ¿Qué hacer, entonces?
Un escritorio, desde cualquier lugar
Para sumar orden, seguridad, eficiencia, agilidad y, como si fuera poco, ahorrar costos, existe una solución que vino a revolucionar la forma en que trabajamos: los escritorios digitales. ¿Por qué? Porque en vez de depender de una computadora en particular, se puede acceder a los archivos, aplicaciones y herramientas de trabajo desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde múltiples dispositivos.
Los escritorios digitales son un servicio de gestión documental en la nube, que ayuda a las empresas a gestionar de forma eficiente, segura y centralizada los documentos, sin necesidad de invertir en infraestructura costosa.
Además, incorpora herramientas que permiten el trabajo colaborativo e incluso firmar documentos de manera digital.
Esta solución se compone de herramientas y métodos que habitualmente se utilizan para capturar, guardar, preservar, gestionar y difundir los contenidos y documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentre.
De esta manera, además, se garantiza el monitoreo de todo el ciclo de vida de los documentos o archivos, lo cual suma transparencia y seguridad al proceso.
Otro componente importante de la solución es la estandarización. Al ser una solución centralizada y transversal a todas las personas de la organización, los procesos y las actividades se definen de manera uniforme lo cual, además, posibilita un mejor seguimiento y medición de resultados.
El escritorio digital no establece ni límite de archivos ni límite de usuarios, e incluso permite dar accesos a personas externas a la organización para descargar o cargar información, de ser necesario.
Una sinergia necesaria
Como especialista en llevar la transformación digital a las empresas, Febos ofrece una solución de escritorio digital que cuenta con el aval de la tecnología Serverless de AWS.
De esta manera, se garantiza una disponibilidad 7x24x365 de 99,9%. Así, se entrega mayor poder de confiabilidad a los clientes y asegura que el servicio no se verá afectado en caso de fallo en alguna parte del proceso.
Otras características destacables del escritorio de digital de Febos son:
Estructura en base a carpetas
Cada empresa posee un repositorio común que permite crear un sin fin de carpetas dándole la estructura necesaria. Esas carpetas permiten crear tanto archivos como se requiera.
Categorización en base a etiquetas
Posibilita la búsqueda transversal entre todas las carpetas y niveles de la empresa.
Definición de palabras clave
Permite marcar tanto archivos como carpetas con una o más palabras clave (como folios de contratos, códigos internos entre otros) y así acceder a una búsqueda más rápida.
Sistema de permisos
Brinda la posibilidad de especificar por persona individual o grupo los permisos a cada archivo, y habilitar a quienes únicamente pueden leerlo, modificarlo o controlarlo totalmente.
Notificaciones de cambio
Permite a las personas usuarias suscribirse a carpetas y archivos para ser notificadas cuando un archivo es actualizado, eliminado o cuando nuevos archivos son agregados a una carpeta específica.
Bitácora de cambios
Establece un registro de cada cambio realizado. Cada archivo o carpeta tiene su propia bitácora que permite saber quién, cuándo y qué hizo cada persona con un elemento en particular. Esto facilita las auditorías que se requieran, tanto por seguridad, gestión del cambio, políticas o normas que la organización tenga implementadas.
Sistema de comentarios
Brinda la posibilidad de dejar comentarios o establecer una conversación grupal sobre archivos clave para el negocio.
API de Integración
Permite integrar el sistema del cliente al de escritorio digital ya sea para automatizar tareas, procesos de negocio u otras actividades que ayuden a mejorar y agilizar procesos de negocio. La API de Escritorio Digital de Febos cuenta con un abanico de posibilidades para que los sistemas puedan establecer comunicaciones complejas.
Aprobación de documentos
Ofrece la posibilidad de enviar documentos a firma electrónica a través de un flujo de aprobación, definir las personas que participaran aprobando o firmando electrónicamente. Además, permite notificar, cambiar estados o realizar otras actividades de acuerdo al proceso de aprobación de un documento. Como plus, se puede agregar un código QR para ser verificado en la plataforma y para que un tercero pueda verificar la autenticidad del documento.
Sistema de búsqueda
Facilita la búsqueda de cualquier tipo de archivo, carpeta o documento.
Vencimientos fijos y rotativos
Permite marcar la fecha de vencimiento de ciertos archivos y establecer una fecha específica como periodos rotativos. Cuando el documento está por vencer, envía un correo electrónico de aviso.
Versionamiento
Ofrece la posibilidad de acceder a todas las versiones de los archivos, si son subidos más de una vez con el mismo nombre, así como a un historial de versiones del documento para ver todos los cambios realizados.
Gestión de tareas
Facilita el trabajo colaborativo mediante un tablero tipo Kanban que está asociado a una carpeta o archivo, desde donde pueden asignarse tareas a un equipo de trabajo.
Firma electrónica
Permite autenticar documentos en distintos niveles de seguridad. Otorga firma simple como avanzada, en ambos casos por medio de certificados digitales. Permite personalizar la rúbrica de la firma dándole un aspecto más profesional y en línea con la imagen corporativa.
Numeración automática
Entrega un mecanismo que permite foliar documentos según su categoría y previa autorización por medio del sistema de flujos. Permite tener documentación oficial numerada con correlativos, especial para tener un mejor control en los procesos internos.
